Pisanie prac tak ważnych, jak prace licencjackie czy magisterskie, wymaga dużej wiedzy i ogromnego skupienia. Podczas pisania na komputerze, bardzo łatwo jest popełnić różnego rodzaju błędy - począwszy od literówek, a skończywszy na błędach składniowych. O ile jednak te pierwsze można na ogół łatwo wychwycić dzięki słownikowi, który automatycznie podkreśla źle zapisany wyraz, o tyle w przypadku tych składniowych poprawienie jest możliwe po powtórnym czytaniu i wyłapaniu pomyłki.

Wiele błędów robimy podczas pisania nieświadomie. Na przykład, podczas zapisu imienia i nazwiska jakiegoś ważnego badacza, możemy pomylić imiona czy zapis nazwiska. Jeśli powtarza się ono w całym tekście kilkadziesiąt razy, dla osoby piszącej mogłoby to oznaczać żmudne przeczesywanie każdej strony w poszukiwaniu źle zapisanych fraz.

Na szczęście, z pomocą przychodzi tu Word, który - jako najpopularniejszy program do edycji tekstu - oferuje swoim użytkownikom rozmaite udogodnienia, dzięki którym poprawki w tekście nie muszą wcale być aż tak czasochłonne. Jak więc dokonywać dużych poprawek, nie tracąc na to zbyt wiele czasu?

Załóżmy, że dokonaliśmy błędnego zapisu nazwiska badacza, na którego dokonania często się w naszej pracy licencjackiej powołujemy. Aby naprawić ten błąd, nie musimy ręcznie zmieniać każdego zapisu. Wystarczy, że użyjemy funkcji „znajdź”. Taka funkcja oznaczona jest w Wordzie specjalnym znaczkiem z lornetką.

W polu wyszukiwania wpisujemy wyraz, który zapisaliśmy w tekście błędnie. Program wychwytuje wszystkie te zapisy i wyświetla wyniki wyszukiwania, błędny zapis podkreślając innym kolorem. W ten sposób możemy się zorientować, ile razy dany zapis pojawił się w całym tekście.

Następnym krokiem jest użycie funkcji „zamień”. Po kliknięciu na tę funkcję, pojawia się okienko z dwoma paskami. W jednym wpisujemy słowo błędne, w drugim to, na które chcemy zamienić.

Jeśli wpisywany wszędzie wyraz występował w takim samym rodzaju (na przykład w mianowniku), możemy użyć opcji „zamień wszystko”. Wówczas, wszystkie podświetlone błędne zapisy, zostaną zamienione na ten poprawny, wpisany przez nas w pasek zamiany.

Jeśli jednak błędny zapis używany był w różnych rodzajach, czeka nas zamiana każdego wyrazu z osobna bądź tez zmiana sformułowania wyrazu, który chcemy wymienić. Inną możliwością jest bardziej zaawansowane doprecyzowanie tego, czego szukamy. W opcjach wyszukiwania, możemy uwzględnić wielkość liter, prefiks czy sufiks wyrazu.

Narzędzie „znajdź” i „zamień” i jego zaawansowane funkcje, jakie oferuje Word, okazują się więc niezwykle przydatne dla każdej osoby, która tworzy obszerne dokumenty tekstowe, a już szczególnie dla studentów piszących prace licencjackie czy magisterskie. Dzięki temu znacząco możemy skrócić czas poszukiwań i wprowadzania poprawek.

Równie pomocna może okazać się możliwość zaznaczania większych partii tekstu, ich zamiany - na przykład zmiany kolejności poszczególnych zdań w obrębie akapitu czy wyrazów w obrębie jednego zdania. Możliwa jest także edycja na zasadzie „kopiuj-wklej”, polegająca na przenoszeniu konkretnego fragmentu z jednego dokumentu do drugiego.

Taka opcja okazuje się niezwykle przydatna zwłaszcza wtedy, gdy dysponujemy elektroniczną wersją publikacji, z której chcemy skopiować interesujący nas cytat. Ręczne przypisanie byłoby dużo bardziej czasochłonne, dodatkowo - w przepisanym tekście mogłyby pojawić się błędy. Dlatego edycja tekstu na zasadzie „kopiuj-wklej” jest znacznie bardziej precyzyjna.